この記事の内容は、YouTubeでも解説しています
この記事は、上のような悩みを持っている人に向けて書かれています。
では記事の詳細に入る前に、まずは軽く僕の自己紹介をさせてください。
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以前このブログで、昇格試験論文「王道」の書き方という記事を書きました。
その記事を見て頂ければ、昇格試験に相応しい小論文を書くことはできます。ただ、制限文字数が800字の場合を想定して記事を書いたので、もっと多い字数が求められるテーマだと使いにくいという声もありました。
その声を踏まえて今回は、2000字の昇格論文を書く前提で話を進めていきます。今回の記事を見て頂くことで、長文の試験にもしっかりと対応できる力が身につくはずです。
今回の記事の流れをザックリと言うと、以下3部構成となっております。
- 事前準備として何が必要なのか？
- 昇格試験論文の書き方
- 例文
特に大事なのが「①事前準備として何が必要なのか？」でお話しする内容ですね。
2000字となると、思いつきで書ける分量ではありません。まあまあの長文なので、しっかりとした準備が必要となります。
ではさっそく、具体的な解説に移ります。
事前準備として何が必要なのか？
では今回は、
当社の売上を回復させるために、あなたが取り組もうと考えている事柄を2000字程度でまとめてください
というお題が出題されたとして話を進めていきます。
このように昇格試験では、「課題の解決方法」を問われることが多いので、覚えておいてください。
以上を踏まえて事前準備としてやることは、「課題が発生した原因を整理すること」です。なぜなら、課題が発生した原因を整理しないと、的外れな論文が仕上がってしまうからです。
今回のお題では、「売上の回復」について書くように求められていますよね。ということは、「売上が以前よりも落ちている」という課題があるわけです。この場合の正しいアプローチは、
- 原因（売上が落ちた）を明らかにする
- その原因を解決する方法を考える
となります。これが王道の考え方だと思ってください。
ただ、課題が発生する原因って様々ありますよね。例えば、売上が落ちる要因なんて様々ありますから、たった1つの切り口で語ることはできません。ただ、昇格論文内で全ての原因について記述することも望ましくありません。そんなことをしたら、文字数が全く足りませんからね。
じゃあどうすればいいかと言うと、「主要な原因に焦点をあてればOK」です。原因には、「大きいもの」と「小さいもの」があります。解決に向けては当然「大きいもの」に取り組んだ方がいいに決まっていますよね。したがって、「主要な原因を解決する」という流れで論文を書けばいいのです。
小さい問題はですね、軽く触れる程度で構いません。一度に全ての原因を解決してくことは現実的ではありませんので。たまに全ての原因を書こうとする人がいますが、それは、ただ単に取捨選択ができていないだけです。正しいやり方ではありません。
繰り返しになりますが、事前準備としてやることは「課題が発生した原因を整理すること」です。これをするのとしないのでは、書きやすさに天と地ほどの差が生じると思ってください。
ただ、当日にテーマが明らかになるタイプの試験であれば、
と悩んでしまう方もいらっしゃると思います。
当日に出題されるテーマが分からない場合は、過去問や会社の状況をよく調べてください。当たり前すぎることを言っているような気がしますが、ホントにこれしかないんですよね。
地道な調査を続けることで、どんな課題について問われそうかが、何パターンか分かってきます。そしたら、あとは手当たり次第にその課題の発生原因を整理していくだけです。
これが結構面倒くさいですけど、避けられない道だと思ってください。
昇格試験論文の書き方
では、昇格試験論文の書き方を見ていきましょう。
具体的には、以下の5つの段落で書けばOKです。
- 目次：100字くらい
- 課題が発生した原因：600字くらい
- 具体的に自分が取り組むこと：600字くらい
- 取り組みにあたっての懸念点：500字くらい
- まとめ：200字くらい
今回は「2000字程度」と指示されていますので、合計で2000字になるように目安を設けています。
もしあなたが求められている文字数が異なっていれば、それぞれの段落の目安を調整してください。
では、それぞれの段落の意図を確認していきます。
①目次：100字くらい
最初に、目次を書きます。
なんで目次なんかを書くかと言うと、読み手の理解度を高めるためです。
2000字ほどの文章になると、正直読むのは面倒くさいです。特に、先の読めない文章の場合、読み進めるのは苦痛です。したがって、最初に目次を書いてあげることで、読み手の負担を減らそうという意図があります。
ビジネス書も、最初に必ず目次が記載されていますよね。イメージはそれとほぼ一緒です。簡単に流れを提示しておくことで、読み手は安心して文章を読み進められるのです。
書き手は当然文章の中身を全て把握していますから、目次の有り難みをつい忘れちゃんですよね。ただ、中身をなにも知らない読み手からすると、目次があるとめっちゃ助かります。
ただ、あくまでも簡単に流れを説明すればいいので、100字くらいの短い文章で構いません。
ちなみここでは、次の流れを書きましょう。
- 課題が発生した原因
- 具体的に自分が取り組むこと
- 取り組みにあたっての懸念点
以上の3点について述べますよと、簡単に書けばOKです。
②課題が発生した原因：600字くらい
次に、課題が発生した原因を書いていきます。
ここで、「課題が発生した原因を整理する」という事前準備が活きてきます。
具体的には、以下のような内容を盛り込んでいけばOKです。
- 主要な原因
- 主要な原因の詳細
- 主要な原因の詳細を知るためにやったこと
こんな感じの内容を書けば、主体的に原因を追求している姿勢をアピールできますし、その原因を取り上げた意図もしっかりと伝わります。
ただ、箇条書きで要素を提示されても、
と思いましたよね。
これ、具体的な文章が無いと全くイメージがつかめないと思いますので、イメージは後ほど書く例文を見ることでつかんでください。
例文を見ることで、「ふーん、そんな感じね」と思えるはずです。
③具体的に自分が取り組むこと：600字くらい
原因について説明したら、次に「具体的に自分が取り組むこと」について書きます。まあこれは、「解決策」と言い換えてもらっても大丈夫です。
もちろんですが、ここで書く取り組みは「原因の解決につながるもの」です。先程、原因について書く段落を設けましたよね。原因についていろいろ説明したにもかかわらず、その原因とは全く関係ない取り組みを書いたら、文章の一貫性がないと思われてしまうので注意しましょう。
具体的には、以下のような要素を盛り込めばOKです。
- その取り組みを採用した理由
- すでに起こした行動
こんな感じの内容を書けば、筋の通った提案ができる人間だとアピールできますし、行動力があることもアピールできます。
特に大事なのが、「その取り組みを採用した理由」をちゃんと書くことですね。ここを疎かにすると、納得感の低い論文に仕上がってしまいます。
また、「すでに起こした行動」についても書くことを推奨していますが、論文を書いている時点では、特に行動を起こしていない場合もありますよね。仮にまだなんの行動も起こしていなければ、予定を述べればOKです。
ただ、やっぱりこうやって説明されても、
という感じだと思いますので、具体的なイメージは例文にてつかんでください。
④取り組みにあたっての懸念点：500字くらい
取り組み内容を書いたら、次に懸念点を書いていきます。
ここで言う懸念点とは、「取り組みを実行する際の懸念点」です。
と思われるかもしれませんが、これが結構重要なんですよ。
なぜなら、どんな取り組みにも必ず懸念点はあるがゆえに、懸念点を無視すると納得感の薄れた論文が仕上がるからです。
全ての行動に言えることだと思いますが、何もかもがトントン拍子に進むことなんてありえないですよね。事前に「ここが不安だな・・・」と思う点は絶対にあるはずです。したがって、予め懸念点を洗い出して、その懸念点を解消する記述ができると高評価につながります。
やはり読み手も馬鹿じゃないので、調子の良いことだけ書いても高評価は得られません。ちゃんと嫌な部分に向き合っている人の方が、絶対に評価は高くなります。
ちなみに、ここで取り上げる懸念点は「本音で心配に思うこと」を取り上げてください。些細な懸念点を取り上げても、「そんな事はどうでもいいんだよ」と思われるだけです。
仮に解消できないのであれば、先に上げた解決策の意味が失せるような懸念点を上げてください。それくらいインパクトがある懸念点でないと、取り上げる意味がありません。逆に、それくらい思い切って取り上げた懸念点を解消できる記述ができれば、高評価をGETできます。
ここが結構難しいのですが、なんとか頑張って考え抜いてほしいです。
⑤まとめ：200字くらい
最後は、今まで書いたことを簡単に短くまとめたり、決意表明的なことを書けばOKです。
そんなに力を入れる段落ではないので、そこまでエネルギーを使わなくていいです。例文を見て、「そんな感じでいいのね」と思ってもらえればOKです。
では、ここまでの話を踏まえつつ例文を書いていきます。
例文
今回は、物流会社で昇格試験を受けるケースを想定して例文を書きます。
また、先程解説した流れは以下のとおりです。
- 目次：100字くらい
- 課題が発生した原因：600字くらい
- 具体的に自分が取り組むこと：600字くらい
- 取り組みにあたっての懸念点：500字くらい
- まとめ：200字くらい
この流れを頭に入れつつ、例文を読んでみてください。
お題：当社の売上を回復させるために、あなたが取り組もうと考えている事柄を2000字程度でまとめてください
①今回の論文では、最初に売上を落とすことになった主要な原因について説明する。次にその原因を踏まえながら、具体的な解決策を提案する。さらに、加えて解決策の懸念点にも触れることで、より現実的な提案へと昇華させる。
②主要顧客の経営不振や感染症拡大による需要低下など、売上の減少に結びつく原因は様々ある。その様々な原因の中から今回は、「配達員の対応悪化」を主要な原因として取り上げ、話を進めていく。当原因に焦点をあてる理由は、主体的に解決していけるものであり、かつ売上の減少に結びついていると言える根拠があるからだ。3ヶ月前に棚橋青果から、委託契約を解除したいとの連絡を受けた。また、1ヶ月前にはDSCホールディングスからも、委託契約を解除したいとの連絡を受けている。いずれも主要顧客であり、売上の減少に直結した。立て続けに契約を解除されることに違和感を覚え、私は直接両社の担当者に会いに行き、委託契約を解除するに至った経緯について聞いた。結論から言うと、いずれも「対応が悪いから」という理由であった。指定した時間に遅れたり荷崩れを起こしていたりと、度々トラブルが生じるものの、改善される気配もないし、それが当たり前という雰囲気を出してすらいると言われた。おそらくこれは氷山の一角であり、不満を抱えながらも契約を継続して頂いている顧客は相当数いるだろう。この状況を放置しておけば、新たに契約解除を言い出されるのは時間の問題だ。失った信用を取り戻し、さらに新たな顧客を開拓していくためにも、当原因は早急に解決するべきだと考える。
③以上を踏まえて私が取り組む解決策は、「現場状況を本部に上げる体制の構築」だ。なぜこの解決策に取り組むかと言うと、現状は現場で起きたトラブルがうやむやになっているからだ。本来であれば、配送過程で起きたトラブルは各支店の責任者が取りまとめ、業務推進部へ報告することが義務付けられている。ただ、現状はトラブルがまともに報告されていないのが実情だろう。先述した主要顧客の不満の声も、私が聞きに行って初めて明らかになったものだ。以上を踏まえて具体的には、全ての配達員が気軽に報告できるプラットフォームを整備することで、体制を構築する予定だ。現状は配達員が支店の責任者にトラブルを報告し、責任者が業務推進部へと上げるルートしかない。ただ、責任者が全て正直に報告するとも限らないし、そもそも配達員が叱責を恐れて報告していないケースもあるだろう。ただ、そういった現状は、プラットフォームの整備で大部分を改善できると考える。責任者を介さなくてもよくなることで作為的な報告は一掃されるし、配達員が直接叱責を受けることもなくなる。当提案を情報管理部に話してみたところ、「社員IDを利用することで、各配達員が報告できる体制を構築することは可能」との回答を頂いた。まだ具体的な開発には至っていないが、関係部署と相談を重ねた後に、問題が無さそうであれば開発に着手していきたいと考えている。
④ただ、プラットフォームの利用によって報告の体制を構築することには懸念点もある。それは、各配達員が積極的に利用してくれるとは限らないことだ。責任者を介さなくてよくなるとはいえ、自らが関わっているトラブルを積極的に報告することは、心理的なハードルが高いとの声もある。以上を踏まえて、プラットフォームの利用開始と同時に、各支店への定期的な視察も行っていくつもりだ。この行動の意図は、心理的安全性を高めることにある。視察すると言っても、抜き打ちテストのようなことをするわけではない。各配達員とコミュニケーションを取り、業務上の細かな悩み事を聞くことが目的だ。これによって、「些細な事柄でも報告していいんだ」という空気感を醸成する。また、配達員とコミュニケーションを取ると気づくのだが、彼らは意外とトラブルを報告したがっているところもある。なぜかと言うと、どんなトラブルもその配達員のみが悪いと言えるケースはほぼ無いからだ。例えば指定した時間に遅れてしまったケースを紐解くと、配達スケジュールに余裕が無さすぎることが往々にしてある。仮にそのスケジュールでも、１つもミスをしなければ遅れることはない。ただ、人間である以上、1つもミスをしないことなどありえない。そういった背景があるにもかかわらず、まるで遅れた原因が自分だけにあるように捉えられては、配達員も納得はできないだろう。このように、配達員が声にならない不満を抱えているケースを見てきているので、心理的安全性を高めてあげることで、現場の状況は着実に上がってくると考える。
⑤今回は、売上を落とすことになった主要な原因を取り上げつつ、具体的な解決策についても論じた。ただ、今回論じた内容はあくまでも、「報告のルートを整備すること」にすぎない。報告された内容を踏まえて誠意ある対応も考えていくことで、課長としての役割を果たす所存である。
はい、いかがでしょうか？
原因を踏まえつつ、筋の通った解決策を提示できていると思います。
また、懸念点にもしっかり触れていますので、「こいつならやってくれそう感」がありますよね。今回の書き方は非常に使い勝手が良いので、ぜひご活用ください。
記事のまとめ
今回は昇格試験論文で「高評価」をGETする書き方として、以下の流れをお伝えしました。
- 目次：100字くらい
- 課題が発生した原因：600字くらい
- 具体的に自分が取り組むこと：600字くらい
- 取り組みにあたっての懸念点：500字くらい
- まとめ：200字くらい
ただ、上記の書き方以上に大事なのが、「課題が発生した原因を整理すること」です。
自分が納得できるまで整理しないと、2000字ほどの長文を書くことはできません。何も準備をせずに長文を書き始めると、中身がスカスカになってしまいます。
事前準備は面倒くさいですけど、高評価を得るために欠かせない行動ですので、なんとか頑張ってください！
では、以上となります。
最後まで見て頂き、ありがとうございました！
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